Але дуже важливо, щоб у вас було загальне розуміння того, як класифікувати працівників, навіть якщо у вас є програмне нарахування заробітної плати чи бухгалтер. Незалежно від того, чи працюють ваші працівники як співробітники компанії або незалежні підрядники, вони оподатковуються по-різному і набувають різних податкових форм.
Форма 1099 зазвичай використовується для звіту про виплати незалежним підрядникам (які сплачують власні податки). З іншого боку, форма W-2 використовується для співробітників (роботодавець утримує податки на заробітну плату та додає зі своєї кишені половину податків social security та Medicare).
Роботодавці повинні надіслати форми W-2 та 1099 одержувачу до 31 січня наступного календарного року.
Форма 1099 є інформаційною формою. IRS використовує її, щоб відстежувати гроші, що надходять від власників бізнесу, до підрядників по всій країні. Форма відправляється, коли власник бізнесу платить комусь іншому щонайменше $600 за послуги чи товар.
Деякі власники малого бізнесу видають форму 1099, деякі власники малого бізнесу набувають форми 1099, а деякі роблять і те, й інше. Як власник малого бізнесу, це те, що вам потрібно знати - ви будете відправником або одержувачем цієї податкової форми в США.
Для видачі форми підряднику 1099 необхідно спочатку заповнити форму W9. На цій формі збирається важлива інформація про підрядника: ім'я або назву компанії, номер соціального забезпечення або податковий номер компанії, адресу, вид оподаткування. Форма W9 не надсилається в IRS, вона зберігається у роботодавця.
А ось IRS отримує копії форми 1099 і форму 1096. Форма 1096 підсумовує інформацію з форм 1099, тому що у бізнесу зазвичай більше ніж одна форма 1099.
Цікаво помітити, що форма 1099 видається фізичним особам або партнерствам або LLC, що оподатковується як фізична особа або партнерство. Для LLC, яке оподатковується як S-Corp або C-Corp видавати 1099 не потрібно.
Однією з найрозумніших процедур, які може реалізувати як власник бізнесу, є запит W-9 від будь-якого постачальника, якому ви очікуєте заплатити більш ніж на $600, перш ніж ви їх платите.
Якщо у вас є більше 250 форм для подачі в IRS, ви ПОВИННІ подати їх в електронному вигляді. Якщо ви не виконуєте цього, і у вас немає схваленого виключення, ви можете бути покарані у розмірі до $100 за кожну форму, не подану електронно.
Зауважте, що форма 1099 стосується лише тих підрядників, які виконують роботу на території США. Іноземні підрядники форму 1099 не набувають. Іноземні підрядники, які виконують роботу за межами США, заповнюють форму W8-BEN. Якщо працівник не має податкового номера ITIN, то нову форму необхідно отримувати кожні три роки.
Важливе значення має різницю між
співробітниками і незалежними підрядниками. Статус того, хто працює у вашому бізнесі, впливає на те, як ви сплачуєте їм і як вони сплачують податки.
- Співробітники оподатковуються на свій дохід (вони набувають форми W-2, що показує їх річний дохід), і ви також повинні утримувати від них податки на доходи. Ваш бізнес також має робити платежі FICA.
- Якщо хтось працює для вашого бізнесу як незалежний підрядник, Ваш бізнес не зобов'язаний здійснювати платежі за податки FICA. Незалежний підрядник повинен виплачувати свої власні податки з прибутку (звані податки на самозайнятість) разом із прибутковим податком з прибутку.
!!! Працівник компанії повинен заповнити форми I9 і W4 ДО ТОГО, як він офіційно почне отримувати зарплату.
!!! Незалежний підрядник має заповнити лише форму W9.
Перш ніж ви зможете визначити, як поводитися з платежами за послуги, ви повинні спочатку знати ділові відносини, які існують між вами та особою, яка виконує послуги.
Факти, що свідчать про рівень контролю та незалежності, поділяються на три категорії:1. Контроль поведінки: чи контролює компанія чи має право контролювати те, що робить працівник і як працівник виконує свою роботу?
2. Фінансовий: Чи є бізнес-аспекти роботи працівника контрольованими платником? (Вони включають такі речі, як оплата працівнику, чи відшкодовуються витрати, хто надає інструменти / витратні матеріали тощо).
3. Тип відносин: чи існують письмові контракти чи пільги на кшталт працівника (наприклад, пенсійний план, страхування, відпустку тощо. буд.)? Чи будуть відносини продовжені?
Немає «магії» або встановленої кількості факторів, які «роблять» працівника працівником чи незалежним підрядником, і жоден фактор не стоїть поодинці при ухваленні цього рішення. Крім того, фактори, які мають значення в одній ситуації можуть бути неактуальними в іншому.
Коли ви наймаєте співробітників, ви не тільки повинні платити їм зарплату, а й повинні покривати відповідні податки. Податок на заробітну плату включає податки на соціальне забезпечення (social security) та медичну страховку для пенсіонерів (Medicare). Разом ці два податки називаються FICA (The Federal Insurance Contributions Act). Також роботодавець зобов'язаний сплачувати податки на безробіття.
- Податок на соціальне забезпечення - 6.2% від заробітної плати до $137,700 (важливо помітити, що цей ліміт відноситься до 2020 року і може збільшитися наступного року).
- Податок Medicare – 1.45% і не обмежений доходом.
- Податки безробіття сплачуються як штату і федеральному державі. Штату ми платимо SUTA (The State Unemployment Tax Act), федеральній державі – FUTA (The Federal Unemployment Tax Act).
- SUTA працює як страховка, чим більше працівників компанії користується безробіттям, тим вищий відсоток платить компанія. Відсоток SUTA зазвичай 2,7% - 3,4% і лише на перший $7,000-$10,900 (залежить від штату).
- FUTA - штат Каліфорнія та Віргінські острови США платити 2.1% від перших $7,000 зарплати, решта 0.6%.
Давайте розглянемо приклад на заробітній платі працівника $30,000 на рік.
- Податки на соціальне страхування $30,000 х 6,20% = $1,860
- Податки на медичне обслуговування $30,000 х 1,45% = $435
- SUTA $7,000 x 2.7% = $189
- FUTA $7,000 x 0.6% = $42